¶ Conceito
| EDI - Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônica de Dados Processo de troca de informações entre computadores ou sistemas. Através do EDI é possível transmitir qualquer tipo de arquivo eletrônico (Notas Fiscais, Conhecimentos de Transporte, Manifesto de Carga, documentos de texto, entre outros) sem necessidade de digitação, substituindo e-mails, correio, fax, etc. |
¶ Como funciona
| Na integração do EDI, os sistemas emitem os conhecimentos de transporte para o embarcador, o qual informa os valores de faturamento e pagamentos ao transportador, onde o mesmo envia de volta a fatura ao embarcador. |
¶ Padrão Proceda
No ramo de transporte e logística, a troca de dados entre os sistemas geralmente usa o EDI padrão Proceda, cuja finalidade é facilitar o intercâmbio dos dados entre as empresas e os diferentes sistemas.
O Padrão Proceda consiste em:
¶ Notfis
Arquivo onde constam os dados da Nota Fiscal dos produtos.
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Benefícios
- Maior produtividade;
- Velocidade e agilidade nos processos;
- Segurança na emissão de CT-e.
- Redução de custos operacionais e administrativos;
- Emissão de CT-e será reduzido significativamente;
- Com a eliminação da inserção manual dos dados, aumenta a qualidade do serviço e consequente satisfação do cliente;
- uma maior agilidade nas operações;
- fidelização de clientes / embarcadores;
- maior facilidade para conquistar novos clientes no mercado;
¶ CONEMB - Conhecimento de Embarque
¶ Arquivo EDI padrão Proceda onde constam os dados do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Esse arquivo é enviado pelo transportador e quem recebe é o embarcador (contratante do frete). Em caso de redespacho, a transportadora pode enviar o CONEMB para outra transportadora parceira.
Benefícios
- Velocidade e agilidade nos processos;
- Aumento da produtividade, uma vez que os colaboradores poderão focar em tarefas menos burocráticas;
- Redução de custos;
- Diminuição de erros, sejam eles relacionados a valores ou dados cadastrais errôneos ou incompletos;
- Minimizar perdas e desvios de documentos;
- Evitar má interpretação na leitura dos documentos;
- falhas na expedição de cargas e mercadorias.
¶ Prefat - Pre Fatura
Arquivo no qual são informados os CT-e e NFS-e que já estão liberadas faturamento e pagamento, neste arquivo também constam os valores dos serviços prestados.
A estruturação desse arquivo baseai-se nos dados dos XML's dos CT-es e NFs ou do CONEMB, o que emprega alguns benefícios:
¶ Benefícios
- Evita divergências de valores, visto que os documentos foram conferidos antes de serem cobrados;
- Segurança na transmissão das informações financeiras;
- Redução de custos, uma vez que não há necessidade de imprimir as cobranças;
- Rapidez na troca de dados;
- Desburocratização do faturamento.
¶ Doccob - Documento de Cobrança
Arquivo que consolida os dados dos serviços prestados pela transportadora. Nele constam as informações dos CT-es já auditados e separados para pagamento (feito por meio do arquivo PREFAT).
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Benefícios
- Maior transparência na relação entre os parceiros de negócio;
- Minimiza erros;
- Redução dos custos operacionais e otimização do tempo;
- Aumento da produtividade;
- Ajuda a agilizar o recebimento dos fretes.
Importante! O Doccob não é um documento oficial ou comprobatório. Ele é utilizado apenas para melhorar a comunicação entre as empresas e, portanto, não substitui os boletos de cobrança.
¶ Ocorrência
Arquivo onde constam os dados das ocorrências que registradas durante o transporte,tais como atrasos, extravios, avarias, entrega concluída, etc. Essas ocorrências são enviadas para o embarcador para que ele possa acompanhar o andamento da entrega.
¶ Benefícios
- Redução de devoluções, reentregas e cancelamentos;
- Acompanhamento das operação em tempo real;
- Aumento da satisfação dos clientes, uma vez que o envio das ocorrências possibilita que os problemas sejam solucionados mais rapidamente;
- Redução de custos;
- Minimização de erros humanos;
- Otimização de tempo;
- Aumento de produtividade.
¶ Socen
É um dos arquivos do EDI que compartilha as informações sobre as solicitações de coletas e entregas.
Benefícios
- Maior agilidade;
- Redução de erros;
- Aumento da produtividade;
- Melhoria da comunicação.
¶ Orientações para implantar o EDI
A implementação do EDI deve ser uma ação realizada em conjunto entre as empresas interessadas.
Seguem algumas orientações que podem guiar os interessados no projeto:
¶ Definir o layout (arquivos)
Antes de mais nada, é importante estabelecer quais informações e arquivos (Notfis, Conemb, Doccob, Prefat, Ocorren e Socen) serão compartilhados entre os parceiros de negócio (embarcador e transportador).
¶ Definir o responsável
Defina o(s) responsável(is) ou equipe responsável pelas operações, conforme suas atribuições e capacidades.
¶ Definir meio de comunicação
Os envolvidos no processo precisam definir um meio eficaz e seguro para a transmissão dos arquivos, podendo ser por e-mail (bastante utilizado), FTP (antigo, mas bastante utilizado e mais estável que o e-mail), compartilhamento em nuvem, entre outros.
¶ Definir a periodicidade
A definição da periodicidade em que serão gerados e transmitidos os arquivos é importante pois podem impactar na operação, na resolução de problemas, no faturamento, entre outros.
¶ Capacitar os usuários
Para que processo transcorra sem falhas, é crucial capacitar os usuários que irão operar o sistema.
¶ Realizar testes
Após cumpridas as etapas anteriores, realize testes para certificar que as informações estão sendo geradas e transmitidas corretamente.
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