Manual Transportadora

From Mais Frete

Conteúdo

Introdução

Conhecimentos necessários:

-Introdução ao sistema Atua - Ver Tutorial
-Funcionamento Transportadora - Ver Tutorial
-Carta Frete - Ver Tutorial
-CTRC - Ver Tutorial


Obs.: É de extrema importância ter conhecimento nos ítens listados acima antes de prosseguir lendo este manual.



O sistema de Transportadoras tem como objetivo controlar e gerenciar transportadoras. É dividido em duas áreas principais Controle de Frotas e Controle de Terceirização de Fretes. O sistema possui cadastros básicos que são utilizados pelos dois módulos.

Outra característica do sistema é o cadastro único. Os cadastros de pessoa são centralizados, sendo assim a mesma informação é utilizada para: cliente, motorista, proprietário de veículo, posto – carta frete, corretor, seguradora, empresa do grupo, filial, usuário, funcionário.

Características do sistema:

  • As telas são divididas em Seleção e Manutenção.
    • Seleção é composta pelo grid onde lista os dados e filtros que são utilizados para trazer somente determinado dado. Existe manutenções com grids, quando possui mais de um dado para o mesmo registro, por exemplo endereço de uma pessoa.
    • Manutenção onde é feito a inserção, alteração e exclusão do dado.
  • Campos em negrito são obrigatórios.
  • Campos com lâmpada amarela possuem dica/informação a respeito do campo.
  • Tabelas que possuem campo principal (email, telefone) quando for utilizado somente um registro será listado o registro setado como principal.
  • Todas as operações são logadas para fins de auditoria.
  • Todos os e-mail enviados pelo sistema são logados para fins de auditoria.



Usando Este Manual

Este Manual está escrito de forma clara e objetiva, visando o fácil entendimento para quem se depara pela primeira vez com o sistema Transportadora.

O Manual pode ser pesquisado inteiramente pelo índice, que é separado de acordo com o menu do sistema. Este é o menu completo do sistema, que poderá ser menor ou igual para cada usuário.

Perceba que cada parte deste menu corresponde, em ordem, o índice deste manual. Os sub-itens deste índice, representam os "menus filhos" de cada menu (ver fig. abaixo).





Apresentação Geral

Cadastros gerais do sistema que são utilizados tanto pelo módulo de Frota como de Terceirização de Fretes. Dados esses que normalmente são atribuídos permissão somente para o administrador do sistema, uma vez que padroniza as informações do banco de dados evitando que vários usuários cadastrem a mesma informação de forma diferente.

País



Estado



Cidade



Região



Cidades da Região



Estados da Região



Bairro



Formas de Pagamento / Recebimento



Prazo de Pagamento



Atividade



Cargo de contato



Unidade



Banco



Endereço

Dado obrigatório para cliente, motorista, proprietário de veículo. Por esse dado irá calcular o ICMS. O endereço é um dado da pessoa, logo se a pessoa for além de cliente proprietário de veículo ele terá somente um endereço. Os endereços podem ser cadastrados por tipo {Residencial, Comercial, Entrega, Cobrança, Correspondência}, a mesma pessoa não pode ter mais de um endereço para o mesmo tipo.

Telefone

Cadastro de telefones da pessoa. Uma pessoa pode ter mais de um registro para o mesmo tipo de Telefone {Residencial, Comercial,Celular, Fax} mas somente um deles será o telefone Principal. Esse telefone é utilizado pela tela de [Agenda Telefônica] onde o usuário poderá pesquisar o telefone e outras informações sobre a pessoa que desejar.

Conta Bancária

Contas bancárias da pessoa, uma conta obrigatoriamente estará ligada a um banco e será de um dos Tipos {Conta Corrente, Poupança}. Os campos número de agência e conta bancária devem ser informados separados dos seus dígitos para fins de troca de dados.

Email

Cadastro de emails da pessoa, poderá ser informado quantos e-mails forem precisos, mas somente um será o principal do cliente.

Contato

Contatos da pessoa, tabela armazena as pessoas/setores que são os contatos. Cada contato deverá esta ligado a um Cargo, poderá ser utilizado um cargo padrão caso não tenha interesse de diferencial o contato. Número do Telefone: Telefone do contato Observação: Nome ou observação do Contato

Observação

Tabela onde será armazenado as observações da pessoa. Toda e qualquer observação da pessoa deve ser registrada nesta tabela de modo que todos os usuários que tenham permissão possam visualizar os dados. Nesta manutenção pode ser armazenada acordos comerciais/propostas, negociações enfim qualquer dado que possa ser utilizado no futuro. A cada registro inserido vai guardar a informação da data e hora que o mesmo foi inserido, bem como o usuário que inseriu o registro. Quando o registro é alterado não vai setar nova data e usuário. Confidencial: Quando setado como {Sim} somente poderá visualizar a informação o usuário que tem permissão para a função ou o usuário que inseriu o registro. Quando usuário não tem permissão irá mostrar para o mesmo somente a mensagem CONFIDENCIAL.

Cadastro

O sistema possui cadastro único, usando a mesma informação para: cliente, motorista, proprietário de veículo, posto – carta frete, corretor, seguradora, empresa do grupo, filial, usuário, funcionário.



Diverso



Atividade de Cliente



Cargo / Contato



Centro Custo



Grupo Produto Consumo



Marca de Veículo



Motivos Cancelamento CTRC



País

Utilizado para controlar impostos relacionados com importação. Campo também utilizado para controlar obrigatoriedade de CNPJ do cliente. Quando país do cliente é diferente do país da empresa principal do sistema o preenchimento do campo é ignorado.

Produto Transportado



Região

Área geográfica que pode ser uma região do país, região do estado. Esta região será utilizada para o cadastro do motorista, onde ele vai dizer quais são suas regiões de preferência por frete. O nome e a quantidade de regiões que terão no sistema serão adequados pela necessidade da empresa. É importante que as regiões sejam pré-definidas uma vez que depois de ligadas a motoristas elas não deveriam sofrer alterações pois essas alterações podem reproduzir um dado que não é real.

Tabela RCTR



Tipo de Infração



Tipo de Veículo



UF



Unidade Mercadoria



Unidade Operacional



Abastecedora

Cadastra uma abastecedora no sistema.



Cidade

Cadastra uma cidade no sistema.



Cliente

Cadastra um cliente no sistema.



Corretor



Emissor de Vale Pedágio



Fornecedor Diverso



Gerenciador de Risco



Motorista Terceirizado



Pessoa



Posto - Carta Frete



Produto Consumo



Proprietário Veículo



Rotas do Vale Pedágio



Seguradora



Veículo



Emissao Doc



Relatório



Comissao p/ Agencia



Comissao P Corretor



Comissao P Pessoa



Comissao P Pessoa da Agencia



CTRC c/ Pendencia



CTRC detalhado



CTRC por Agencia



CTRC P Seguradora



CTRC sumarizado



Embarques Efetuados



Imposto Retido P CTRC



Minhas Comissoes



NF p/ CTRC



Quebra P Produto do CTRC



Ranking de Agencia



Ranking de Cliente



Ranking de Veiculo



Vale Pedagio do CTRC



Alteracao CTRC da Carta Frete



Cancelamento CTRC emitido



Confirmar Cancelamento CTRC



CTRCs Emitidos



Emitir Ce



Emitir CTRC

Este tutorial ensinará emitir CTRCs visando eliminar as principais dúvidas dos usuários

Conhecimentos necessários:
-Funcionamento Transportadora - Ver Tutorial
-Introdução ao sistema Transportadora - Ver Tutorial
-Carta Frete - Ver Tutorial
-CTRC - Ver Tutorial



  • Campo Não Obrigatório

Serve para separar frotas destinada a mesma carga e/ou cliente




  • Campo Não Obrigatório - opcional

Serve para diferenciar cada frete




  • Campo Obrigatório

Sim - Será solicitado o preenchimento da Carta Frete na próxima janela.
Não - Caso não seja necessário emitir a Carta Frete junto com o CTRC




  • Nesta nova janela os campos destacados em negrito são obrigatórios.

Observe que ao lado de diversos campos há escrito "consultar". Este campo serve simplesmente para facilitar o preenchimento dos campos corretamente.

Caso não souber a placa de um veículo, pode clicar em "consultar". Uma nova janela como esta abaixo aparecerá para que você possa procurar a placa do veículo desejado. Caso deseje listar todos os veículos, basta clicar em "Filtrar", porém é aconselhavel preencher no mínimo UM campo para facilitar a busca.

Quando for preenchido a placa do veículo, uma janela aparecerá pedindo confirmação sobre o nome do proprietário do veículo, se já cadastrado no sitema. Caso contrário, o sistema avisará com uma mensagem de veículo não encontrado solicitando para que o mesmo seja cadastrado.

Caso nenhum remetente seja encontrado na janela de consulta, deverá ser adicionado em "Adicionar cliente".


Perceba que caso nenhum destinatário seja encontrado na janela de consulta, deverá ser adicionado em "Adicionar cliente". Perceba que a janela é a mesma da janela anterior. O mesmo ocorre com o campo "Motorista".


Se os campos obrigatórios (em negrito) estiverem todos preenchidos, clique em "Avançar"

Localizar/Enviar Documento



Ordem Carregamento



Reativar CTRC



Reimpressao CTRC





Financeiro



Contas A Pagar



Relatorio



Caixa Financeiro



Carta Frete Emitida



Carta Frete p/ Posto



Cheque Emitido



Contas A Pagar / Pagas



Copia de Cheque



Despesas



Fluxo de Caixa



Impressao Cheque



Individualização Despesas



Cancelar Cheque Emitido



Cheque Emitido



Despesa



Emissao Cheque



Lançamento Caixa



Pagar Títulos Débito



Pgto Carta Frete p/ Postos



Título Débito



Contas A Receber



Relatório



Cobrança Cliente/CTRC



Cobrança Cliente/CTRC Rec Atraso



Cobrança Cliente/Viagem



Fatura Título



Título de Crédito



Excluir Movimento CTRC



Gerar Fatura CTRCs



Gerar Fatura Viagens



Título Crédito



Banco

Cadastro de bancos, utilizado pela manutenção de Conta Corrente.

  • Número: Número do Banco, cadastro nacional



Condição Pagamento



Forma de Pgto / Rec



Histórico de Despesas



Históricos Pgto de Título



Moeda



Portador



Tipo Doc Cobrança





Fiscal



CFOP



Observações do CTRC



Tabela Alíquetas



Tabela Imposto de Renda



Tabela Inss



Tabela Pis/Cofins





Frota



Pneu



Relatório



Histórico de Pneu



Pneus



Pneus do Veículo



Bitola de Pneu



Cadastro/Movimentação



Marca de Pneu



Posição de Pneu



Relatório



Comparativo Veículos



Faturamento Por Veículo



Fechamento de Viagem



Fretes da Frota



Média Consumo Por Veículo



Motoristas



Veículo



Viagem



Emissão Vale/Adiantamento



Motorista Frota



Veículo Próprio



Viagem



Gerencial



Análise Financeira



CTRC Terceirização



Demonstrativo Res. c. Custo



Demonstrativo Res. Sintético



Desp X Unidade X C Custo



Envio E-mail Gerencial



Faturamento



Terc. Frete Faturamento X Resultado



Oficina



Relatorio



Estoque



Kardex



Produto Consumo



Entrada Estoque



Ordem de Serviço



Rh



Relatório

Funcionário

Permite emitir um relatório em PDF ou XLS com dados detalhados sobre o funcionário, podendo o usuário filtrar, ou seja, restringir a listagem através dos dados informados nos campos disponíveis. Para que o funcionário apareça na listagem ele deve ter cadastrado um salário e uma conta. Ordenação pelos nomes dos funcionários.



Pessoas da Agência

Permite emitir um relatório em PDF ou XLS com dados sobre as pessoas ligadas diretamente as agências, que também podem ser visualizadas através da aba Pessoa do cadastro de Agência. Agências que não possuem pessoas ligadas à ela também aparecem na listagem. Ordenação pelos nomes das agências em seguida pelas datas de início.



Salários / Pagamentos

O processo tem como objetivo controlar os créditos dos parceiros (funcionários/agentes/corretores) e seus débitos (adiantamentos/estorno de comissão). Diariamente é atualizado os valores de crédito automaticamente, os mesmos podem ser alterados ou inseridos manualmente pelo usuário. Com essas informações podem ser efetuadas as antecipações de valores, que são registradas para fechamento do mês. Além disso gera relatório para conferência e listagem de transferências/pagamentos aos parceiros.



Relatório



Pagamentos Efetuados



Atualização Salário/Comissão



Despesa / Conta Corrente

Lançamento simplificado de despesas, orientado para conta corrente, ou seja, só traz os históricos de Conta Corrente. Manipula somente os dados necessários para o lançamento de Créditos para os funcionários, já faz o cálculo e rateio de participação de acordo com as Unidades Operacionais / Centros de Custo do funcionário. Não permite inserção, alteração e exclusão de dados em um mês já fechado de uma pessoa.

Histórico de Pagamentos

Cadastro de históricos para permitir lançar um pagamento efetuado, pois para informar um pagamento deve-se obrigatoriamente informar seu histórico.

Pagamentos Efetuados

ver Histórico de Pagamentos.



Pgto de Salário/Comissão

Lista todos os pagamentos efetuados. Permite lançar um pagamento efetuado para uma pessoa. Somente será permitido lançar pagamentos para uma pessoa que não possua sua conta fechada (ver capítulo 7.6.6 Consulta/Lança Sal./Comis. a Pagar) no mês. Não permite inserção, alteração e exclusão de dados em um mês já fechado de uma pessoa.

Agências

Cadastro de agências. É obrigatório informar um código único para cada agência, sua descrição e sua cidade, podendo informar um telefone, e-mail, endereço e uma observação. É na aba Centro de Custo onde a Unidade Operacional / Centro de Custo (ver capítulo 10.1 Unidade Operacional e 10.1.2 Centro de Custo) são ligados a uma agência, caso seja lançado despesas para a agência. Para o lançamento de salários e comissões, as pessoas que receberão deverão estar cadastradas na aba Pessoa. Na aba Documentos é onde faz-se o controle dos documentos pertencentes à agência.

Cargos

Cadastro de cargos para funcionários. Pode-se informar o número de CBO (Classificação Brasileira de Ocupação).

Comissão Agregado X Tipo Veículo



Comissão Frota X Tipo Veículo



Entrevista p/ Emprego

O sistema possibilita o controle de entrevistas para emprego. O entrevistado é uma pessoa que deve estar cadastrada no sistema. Para inserir uma entrevista é necessário informar o cargo pretendido e a data da entrevista. É possível também controlar dados sobre a pessoa a respeito de e-mails, empregos anteriores, endereços, observações e telefones, inclusive seus dados do cadastro de pessoa.

Funcionários

O funcionário é uma pessoa que deve estar cadastrada no sistema. É obrigatório informar seu cargo e sua data de admissão, bem como a filial a qual o funcionário pertence. É possível também controlar dados a respeito de endereços, e-mails, contas bancárias, telefones, observações. Pode-se informar a qual Centro Custo o funcionário pertence, informando seu percentual de participação e a data vigente. Também pode utilizar a aba salário onde permite controlar seu salário, vigência e o tipo (Somente Comissão, Salário Fixo, Salário + Comissão e Salário Mínimo).
IMPORTANTE: Para o lançamento dos salários, na aba centro de custo do funcionário, se ele tiver mais de um registro com %'s diferentes as datas de vigência devem ser do mesmo dia para que seja lançado corretamente, senão será considerado apenas a participação da última data vigente (Ver capítulo 7.6.5 - Lançamento de Salários / Comissões).

Meus Créditos/Débitos



Segurança

O controle de permissões do sistema (mostrar no menu, selecionar, inserir, alterar e apagar) um registro é todo ele feito por funções (parte do nome do arquivo/programa). Esse controle de permissão é feito para todas as esferas de usuário (administrativo, gerente, embarcador e cliente).



Log

Alguns processos do sistema são logados em arquivos textos para facilitar a auditoria do sistema. Por questões de espaço esses arquivos são rotacionados por períodos afim de ter as ultimas informações neles. Os demais são guardados para se necessário serem utilizados no futuro. Alguns campos são específicos de cada um dos logs, mas todos eles possuem os Filtros genéricos que serão pesquisados pelo campo Operador. Quando se quer achar um registro que tenha duas informações basta informar em dois dos campos os valores e operador igual a {E}. Possui versão para visualização {Html, TXT}, versão TXT utilizada para repassar informação para alguém, de forma padronizada.

Log - Acesso

Grava todas as tentativas de acesso ao sistema. Irá gravar Data, Login/Usuário no Sistema, IP, Status Login e Navegador.

Log - Banco

Todas as operações de inserção, alteração e deleção do sistema são logadas para analise futura. Facilita o debug de erros. Nem todas os logs gravados no arquivo consistem em processo realizado no banco. É necessário uma analise por completa. Muitos registros são realizados por transações, logo quando um erro é encontrado ele será cancelado e não executará o trecho.

Log - Email

Grava data e horário do envio da mensagem, se foi enviado com sucesso ou não, para quem foi enviado, título da mensagem e quem enviou. Além disso grava informações sobre os anexos enviados.

Parâmetro Geral

Alguns dados são necessários que sejam gravados em parâmetros para facilitar o dia-a-dia do usuário.

Parâmetro Empresa Grupo

Cadastro das Empresas que utilizam o sistema. O sistema obrigatoriamente terá uma empresa principal, mas poderá ter outras empresas que utilizem a mesma base de dados.

Parâmetro Filial

Campos padrões da filial, campos que são utilizados como parâmetro para a filial do usuário:

  • Filial
  • IRRF
  • SEST / SENAT (%)
  • INSS Retido (%)
  • INSS Patronal (%)
  • Integração Sistema Contábil
  • Atualização da Despesa
  • Exportação Contabilidade
  • Nr. Conta Caixa
  • Nr. Conta Crédito Pedágio
  • Nr. Conta Crédito Serviço
  • Nr. Conta Crédito Serviço c/ Dest. Exportação
  • Nr. Conta Crédito Afretamento/Frete Terc.
  • Nr. Conta Débito Afretamento/Frete Terc.
  • Nr. Conta Débito Afretamento/Frete Terc. c/ Dest. Exportação
  • Nr. Empresa
  • Nr. Filial



Parâmetro Geral

Parâmetros gerais do sistema, utilizados em todos os módulos permitem configuração básica do sistema.

Parâmetro Imposto Federal



Parâmetro Notificação

Cadastro de e-mails dos setores da empresa, alguns processos são disparados automaticamente e enviam email para o setor responsável.

  • Administrador:
  • Cobrança:
  • Faturamento:
  • RH:
  • Financeiro:



Usuário



Atualização de Função / Usuário



Usuário



Empresa Grupo



Útil



Atualização



Comissão



RCTR-c - Desconto Coml



Tabela Alíquotas Icms



Tabela RCTR-c



Exportação



Arquivos Exportados



Contabilidade



Contabilidade - Validação



Sintegra



Importação



Cotação de Moeda



Agenda Telefônica



Altera Senha



Arquivo



Envio Email



Formulário Veículo/Motorista



Impressão Envelope



Minhas Preferências



Portal Ctf



Processos em Andamento



Simulação de Frete



Simulação de Seguro



Ferramentas pessoais
Navegação